ミライザカの現役店長3人が教える【忘年会の幹事を初めて務める人が失敗しない方法】ミライザカの現役店長3人が教える【忘年会の幹事を初めて務める人が失敗しない方法】

気がつけば、2019年も残すところ、あと約1カ月。年末の恒例行事の一つでもある忘年会の季節がやって来ました。先輩から「忘年会の幹事、やってくれない?」と依頼され「わかりました!」と返事一つで答えつつも、内心は「幹事って何をすればいいんだろう……」「そもそも、自分でできるのかな……」といった不安を抱える若い人や新入社員の人も多いはずです。

「忘年会のプロデューサー」ともいえる幹事の役割は、重大です。「忘年会の成功は幹事の腕次第」といっても過言ではありません。忘年会を成功させるためのコツとは? 幹事として押さえておくべきポイントは?大なり小なり、数々の忘年会を支援してきたミライザカの現役店長3人が、初心者幹事の皆さまへ、“店長だからこそわかる現場の視点”で、アドバイスをお届けします。

はじめに

今回、3人の店長が数多くの忘年会をサポートしてきた経験に基づいた“幹事さまへのアドバイス”について、語り合いました。忘年会前に幹事さまが行う細かな準備(例:出欠の取り方、予算の設定など)のことにはほぼ言及していませんので、あらかじめ、ご了承ください。

お店選びのときに下見をした方がよい理由とは?

お店選びのときに下見をした方がよい理由とは?

Nさん幹事を務める大半の方は「初めて」ですよね。だから、わからないことが多いのはある意味当たり前であって……。

Mさんただ、もし足を運べる距離なのであれば、お店の下見はした方がいいですよね。

Nさんそうですね。確かに下見はした方がいいと思います。2~3人で飲むのであれば必要はないかもしれないけど、10人以上の宴会なら、一度見ておいた方がいいですね。

Mさん下見をすると、「こんな席だと思わなかったよ……」といった齟齬(そご)がなくなります。さらに、店長ともその場で名刺交換も顔合わせもできちゃうから、コミュニケーションのきっかけにもなって、お店側と交渉もしやすくなると思うんですよね。

Nさんきめ細かく連絡が取っていただける幹事さまだと、お店側もよりご要望にお応えできますし、安心します。

Tさん店長と事前に顔合わせをして当日までに小まめに連絡を取り合っておくと、お互い安心ですよね。前、開催日の2日前なのに「人数が未確定なんです」と言われてその後連絡がつかなくなる幹事さまがいましたが、とても心配でした……。未確定のまま当日を迎えてしまうと、お料理の量や席の関係広さなどトラブルの原因にもなりますので、やはりお店側とは細かくやり取りをした方がいいですね。

Mさんとにかく、人数の変更があったときは、すぐ連絡してほしいです! 1人減った・1人増えたなど人数の多い少ないに関わらず、とにかくお電話をいただけると助かります。

自分たちは、舞台を支えるサポーター。だから、主役の幹事さまには何でも言ってほしい

「幹事さまには何でも言ってほしい」

Nさん予約の段階でお店側に細かく情報を伝える方は、デキる幹事さまだなって思いますね。例えば、一般的に幹事の皆さまは、開催日時は何月何日の何時からを考えていて参加人数はおおよそ〇名です、予算は1人あたり〇円を考えていますといった予約をされますが、デキる幹事さまはここに会の目的——仕事終わりの開催なのか友人との集まりなのか、また人数や時間の変更が発生する可能性など、一歩踏み込んだ条件をお店側に提示します。

Tさん事前に「仕事が終わらない可能性がある」情報をつかんでおけば、お店側も何かしらの準備やサポートができます。忘年会に限った話ではないんですが、やむを得ない事情で遅れてくる方もいらっしゃると思うんです。遅れて参加する方の心情としては「頭からフルで参加するわけじゃないのに、何で参加費を全額払わなくちゃいけないの?」と嫌がるというか、やっぱり会費を全額支払うことに抵抗を感じると思うんですよね。

Mさん遅れる方がいらっしゃることが事前にわかっていれば、お店側も上手に対応する努力をします。「何名さままでだったら遅れてもOKにします」とか。遅れる方の有無を知っているのと知らないのでは大違いです。だから、先ほど話題になった下見時に店長と顔合わせをするのが大事だし、細かい事情までお伝えいただけるとありがたいです。大半の予約はスケジュールと料理(コース)と自分の連絡先の伝達などで終わっちゃうんですが、そこで終わらせないというか。私たちも会を成功させたいと思ってお出迎えしますし、そのためのサポートをさせていただくためにも、会に関わる情報は内容問わず共有していただけるとうれしいです。

Nさん幹事さまには何でも言ってほしいですね。ありとあらゆる細かい事情まで言っていただいた方が会のイメージは沸きます。今話題になった遅れる方の情報もそうですし、例えば、参加者の中に「気を使うべき上司が2人いる」のであれば、それも率直に伝えていただきたいです。「その2人はこの席に座ります」というように。

Mさん幹事さまとしても特に気を使われる方はいらっしゃると思うんです。そういう方々へは我々もより気を配るようにします。もちろん、皆さまへの気配りを忘れないことが前提です。

Tさん幹事さまに、食べられないもの・苦手なものを取りまとめていただけると、お店側としては会をよりサポートできますね。全てに対応できるとは言い切れませんが、料理(コース)を変更できる場合もありますし。何より、参加者の満足度につながり、会が成功する確率もぐっと上がると思います。

幹事を務めることで身に付けた能力や知識

参考:株式会社イオレ『幹事・忘年会に関するアンケート調査』
URL https://www.eole.co.jp/pdf/press_20181115.pdf
注)2018年9月30日時点の数字。1万人以下を四捨五入して表示しています。

忘年会の幹事経験がある人たちは、幹事を務めたことで「気配り力」(1位)、「計画力」(2位)、お店の知識(3位)、日程調整力(4位)が身に付いたと感じているそう。いずれも、店長さんと密にコミュニケーションをとることでさらに伸ばせる力のような気がします。

Nさん自分が幹事だったら、出した要求に対して何でも「ダメです」と断られる店はやめようかな……って思います。お店側が「大丈夫です」「何時までだったら、問題ありません」と言ってくれるのは幹事さまからしたらうれしいでしょうし。融通を利かせてくれるお店の方が幹事さまとしてはありがたいはずなので、我々も常日頃、応える努力をしています。

実践の価値あり!参加者の満足度が高められる、ある小技——事前に〇〇する

実践の価値あり!参加者の満足度が高められる、ある小技——事前に〇〇する

Nさんちなみに、スケジュールの話をすると、幹事さまは週末に予約しがちです。しかし、お店側としては平日に予約することの利点をアピールしたいですね。週末に比べると、ゆとりを持ってご利用いただけますし、満足度も高いですよ。

Tさん週末だと、前後の予約が詰まっていることが多いのでスタート時間や退店時間をずらせることが少ないのですが、平日は融通が利く可能性が高いです。

Mさん場合によっては延長していただいて、そのまま二次会突入!みたいなこともありますね(笑)。

Nさん混雑していない日であれば席も広々使えますし、飲み物や料理のご提供もお客さまのペースに合わせられます。もちろん、週末だからといって手を抜いているわけでは決してなく、“ゆとりある時間の総量”の問題ですね。平日も、日によっては後ろの時間帯が詰まっている場合もありますが。

Mさん時間にゆとりを持たせる小技といえば、事前の会計。これは実践した方がよいと思います。終了後の集金対応で幹事さまが集まって、それなりの時間、店内に留まられるケースがあるじゃないですか?あれは大変ですし、我々からしても「何とかしてあげたい……」と歯がゆい気持ちになるといいますか……。

Tさん忘年会が終わった後にお金を集めると、幹事さまの負担が大きくなる可能性もあります。であれば、到着して先にお支払いいただいた方が賢明です。いざ払うとなったときに「お金足りてなくない?」という風になったり急に揉め出したりすると、幹事さまは困ってしまうはずなので……。追加注文があったとしてその分は別伝票を立ち上げられるので、会計は先!をおすすめします。

忘年会当日に気をつけていること

参考:株式会社イオレ『幹事・忘年会に関するアンケート調査』
URL https://www.eole.co.jp/pdf/press_20181115.pdf
注)2018年9月30日時点の数字。1万人以下を四捨五入して表示しています。

忘年会の幹事経験がある353人に「忘年会当日に気を付けていることは何か?」と質問した結果、1位「みんなが楽しんでいるかどうかを確認する」、2位「会計時のお金の過不足」、3位「開始時間通りに始める」 、4位「開始時間に全員が揃うようにする」という回答でした。幹事がお金と時間に注意を払っていることがわかる調査結果です。

初めて幹事を務めるときは「初めてです」と伝えてほしい。なぜなら、お店側はサポーターだから

初めて幹事を務めるときは「初めてです」と伝えてほしい。なぜなら、お店側はサポーターだから

Nさんあと“事前”でいうと、ドリンクの事前オーダーはおすすめです。例を出すと、瓶ビールなのかジョッキなのか、それがわかればあらかじめ用意ができますし、スピーディーなご提供にもつながるんですよね。乾杯のドリンクの種類や数がわかっていたら幹事さまは良いスタートが切れると思いますし、参加者の満足度も高まるはずです。

幹事さまが不慣れな方の場合、「乾杯は瓶ビールでよろしいですか?」と聞くこともあります。生ビールで乾杯したがる方も多いんですが、出揃うのを待っている間に泡が消えてしまうことを考えると、おすすめしにくいんです。ハイボール(ピッチャー)、瓶ビール、チューハイ。このあたりは早めに準備できますし、スムーズに乾杯していただけますね。

Tさん始まりと終わりの時間をお店側に事前に知らせておくのも、おすすめです。具体的には、幹事さまからの「この時間で、スタートします」「この時間になったら、終わりの声をかけてください」といった指示です。幹事さまによっては「締めのあいさつ」を切り出しづらいシチュエーションもあると思うんですが、そこは全力でフォローしますよ。

Mさん始まりの時間でいうと、店の前での待ち合わせは避けた方がいいですね。到着したら、どんどんお店に入った方がいいです。参加者の方々が寒空の下でずっと待ち続けることになりますし。これもご予約状況次第ではあるんですが、会の開始時間とは別に何時からお店に入れるかを聞いておいてもらえれば、着席可能な時間をご案内させてもらいます。

Nさん……とお店側からいろいろ言っていますが(笑)、初めて幹事を務める幹事さまは「初めてです」と伝えてください!こちらはもう何百人もの幹事さまをサポートしてきた経験があるので、お店側がリードして、いろいろ確認させていただきます。忘年会を成功させたい思いは幹事さまだけではなく、我々も同じですから。幹事さまから信頼していただけるよう、我々も努力を続け、全力でサポートします!

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